在我们书写公文的时候，简要是必须的，领导拿到文章，能用最短的时间知道发生了什么事或者我们要做什么事。语言简练，就是简明扼要、言简意赅，即以极少的文字表达丰富的内容。公文是推动工作、解决实际问题的一种工具，因而要尽量写得简明扼要，言简意赅，特别是随着现代社会信息量的加大，工作节奏的加快，更加要求公文向着高效、快速、便捷的方向发展。讲求公文语言的简要，是现代公文发展的一大趋势，为此，写作公文时必须做到以下两点。
一是语言要简明撰写公文时，要字斟句酌，用最精粹的语句把问题谈清楚，意图说明白，与此无关的文字统统省去，做到没有闲言废语，文字于净利落。为使公文的语言简明，必须精选词语，下功夫对文字进行精简，只有将那些无实际内容的字句删去，公文的主旨才会更突出，才会更加适应快节奏的现代社会要求。
二是内容要精要公文语言的简要并不单指文字上的简短，而是要在内容精要的基础上做到文字简明、篇幅短小。所以，当公文主旨确定之后，要抓住公文的主要事实、主要矛盾，绝不能不分主次，横生枝节，使人不得要领。无论多么复杂的公文，都应该用简洁明了的语言来表达。
总之，公文文字的简明和内容的精要是互为表里的，简明只有在精要的前提下才有意义，才能做到言简意赅
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